Der Zei von Timeular ist ein Tool für Zeiterfassung in Form eines Oktaeders mit dazugehöriger App. Er soll Selbstständigen oder z. B. auch Projektmanager*innen dabei helfen, die eigenen Aufwände zu erfassen. Ich habe den Zei nun ein paar Wochen getestet.
Damals: Ich arbeite als Projektmanagerin in einer typischen Start-up-Agentur. Bei Erfolgen und Mittagessen-Zeit wird ein Gong geschlagen. Es gibt eine Bürokatze, die quasi von der Straße gerettet wurde. Man will schnell vorankommen und ist ungeduldig. So kommt es, dass ich im gefühlt 100. Meeting sitze, in dem wir auf das gleiche Thema zu sprechen kommen: Zeiterfassung. Irgendjemand vergisst es immer, überbucht Aufwände, ist sich unsicher, welche Zeit auf welches Ticket gehört… Es scheint, als sei Zeit die wertvollste Ressource. Und das hat durchaus Wahrheitsgehalt.
Heute: Seit 2019 bin ich selbstständig – immer wieder schleicht sich die Frage ein, ob ich wirklich genug arbeite und ob ich den Aufwand vorab realistisch kalkuliert habe. Wo kann ich sparen, wovon kann ich mehr machen? Wofür muss ich anders Honorar kalkulieren? Ja, Zeit ist Geld. Aber Zeiterfassung ist als Selbstständiger kaum ein Thema. Ich habe keine Ahnung, wie oft ich noch „schnell“ abends Ideen zu Papier bringe oder E-Mails durchgehe. Jeden Tag fange ich zu einer anderen Zeit an und höre zu einer anderen Zeit wieder auf. Chaos – auch wenn ich Kreativling bin, nicht mein Ding.
Nun scheine ich die Lösung gefunden zu haben. Und das sage ich, weil ich denke, dass das Teil sein Geld wert ist und nicht weil ich dafür bezahlt würde: der Zei von Timeular.
Was ist der Zei?
Oft liest man vom Zei-Würfel, tatsächlich ist er ein Oktaeder. Also acht Seiten und ein Button. Er kommt daher mit einer Basis, einem Bluetoothempfänger, einem Stift und vielen Stickern. Seine Mission ist klar: Zeiterfassung möglichst einfach machen.
Je nachdem, welche Seite des Zei oben liegt, wird automatisch die Zeit für das zugewiesene Projekt bzw. den Task getrackt. Steht er in der Basis ist Pause. Nicht nur lassen sich vergessene Zeiten nachtragen oder korrigieren, man kann auch mal nur mit App und ohne Gadget arbeiten. Am Ende des Tages, der Woche, des Monats wirft man einen Blick in den Report. Das ist hilfreich, um Arbeitsaufwände effizienter zu machen, aber kann auch für die Rechnungsstellung notwendig sein. Natürlich will ich ein faires Honorar berechnen, sobald ich nicht nach dem Normseitenpreis gehe.
So sieht das dann im täglichen Gebrauch aus: „Klack-klack“, nach ein paar Sekunden ertönt das Bing und die Nachricht erscheint, dass Zei jetzt verbunden ist und Projekt xyz trackt. Dazu eine nette Nachricht à la „Weiter so!“. Es sieht nicht nur nett aus, es spricht auch mit mir, erinnert regelmäßig ans Tracken und animiert zum Pause-Machen.
Klischeehaft, aber wahr: Es macht Tracking zum Kinderspiel.
Die Desktop-App
Die (Desktop-)App ist sehr selbsterklärend und übersichtlich. Hier findet man keinen unnötigen Schnickschnack. Die Einrichtung und Zuordnung der Oktaeder-Seiten ist auch schnell erledigt. Will man es etwas kleinteiliger, kann man einfach mit Hashtags oder Notizen arbeiten. Die lassen sich für das Reporting filtern. Etwas schade ist, dass bei der kostenlosen App-Version überhaupt kein Export möglich ist.
Man kann die App auch ohne Zei verwenden. Für das Tracken gibt es mittlerweile sogar einen schnellen Shortcut. Ich nutze das ganz gerne, wenn ich mal auf der Couch arbeite – einfach Play und wieder Pause klicken.
Zur mobilen App kann ich bisher nichts sagen. Ich denke aber nicht, dass es dazu einen großen Unterschied gibt. Sie könnte aber vielleicht eins der Mankos lösen (siehe unten).
Das Programm hängt sich bei mir immer mal wieder auf – zumindest nachdem ich den Standby beende. Nicht weiter tragisch, weil es bislang trotzdem immer die Zeiten erfasst hat.
Nutzung & Tipps
Tool und App sind wirklich sehr selbsterklärend. Zu Beginn bekommt man auf Wunsch auch tägliche Tipps per E-Mail. Das fand ich ganz nett und hilfreich. Deshalb bleiben eigentlich nur zwei Tipps, die ich noch erwähnen kann:
- Ich arbeite für meine Projektaufwände bei Lektorat und Co. mit Farben, die ich natürlich an die Farbe des Kundenlogos angelehnt habe. Weitere Aufwände wie für Social Media, Website oder auch Organisatorisches bekommen Sticker, die ich automatisch damit assoziiere. So kann ich mir einfach merken, welche Seite für welche Aufgabe steht.
Möglich wäre auch die Beschriftung mit abwischbarem Stift, ähnlich wie bei meinem wiederbeschreibbaren Notizbuch. Es liegt sogar der gleiche Stift bei, nur etwas dicker. Ob er sich auch im Bambook nutzen lässt, habe ich mich noch nicht getraut zu testen. 😉 - Zu Beginn habe ich noch Pausen nachverfolgt, das mache ich jetzt nicht mehr. Ich glaube, das macht eigentlich nur für Festangestellte Sinn. Im Home-Office ist ja irgendwie alle Zeit des Tages, in der ich nicht arbeite, mehr oder weniger Pause. Dafür steht dann der Zei eben in der Basis.
Nur kleine Mankos beim Zei
Es dauert immer ein paar Sekunden, bis das Gadget von Timeular sich verbunden hat und tatsächlich trackt. Das macht gerade am Anfang unsicher. Später verlässt man sich einfach darauf und beginnt trotzdem zu arbeiten. Und wenn ich den PC auf Standby habe, läuft gestartete Zeit ungehindert weiter. Es wird mir wohl noch öfter passieren, dass ich vergesse, den Kleinen wieder in seine Station zu befördern. Bislang hält es sich aber in Grenzen: Ich war eigentlich immer in der Lage, mich an vergessene Zeiten zu erinnern und sie nachzutragen.
Natürlich würde man sich im Sinne der Nachhaltigkeit eine Version ohne Plastik wünschen. Dem habe ich entgegengewirkt, indem ich den Zei gebraucht gekauft habe (nach langer Heuhaufen-Suche). Denn, ganz klar Empfehlung an die Produktentwicklung und das Marketing: „Zei“ mag kurz und griffig sein – als Keyword funktioniert es nur leider überhaupt nicht. Bei Ebay und Co. gleicht es der Suche nach der Nadel im Heuhaufen, weil fast nur Produkte gezeigt werden, bei denen eigentlich „zwei“ gemeint ist.
Fazit
Als Projektmanagerin hätte ich den Zei oder ein ähnliches haptisches Tool so gern gehabt. In der Selbstständigkeit weiß ich nicht, ob ich meine Aufwände wirklich für immer detailliert aufzeichnen werde. Abgesehen natürlich von den Projekten, wo nach Aufwand berechnet wird. Ansonsten mache ich den Prozess zu fairen Preisen und mehr Effizienz vielleicht einmal durch und pausiere dann im neuen Status quo. Im Moment lasse ich aber weiter das fröhliche „Klack-klack“ ertönen und freue mich über meinen „Regenbogen“ an Aufgaben. 🙂
